書類の書き方

今朝は書類の書き方についてお話ししてみたいと思います。

当社規定に基づいて、いろいろな書票類があります。

営業日報、売上げ伝票等もろもろです。

こうした毎日毎日の書類への細かい記入はみなさんにとっては難作業かもしれません。

多くの時間を費やして、あるときは何のために書くのか疑問さえ感じるときもあるでしょう。

確かにめんどうくさい作業かもしれませんが、仕事の上でまちがいのないようお互いの確認のために、報告のために、あるいはお客様の管理のためや仕事の責任の所在を明らかにするためにも必要なことなのです。

いずれにしても企業には欠かすことのできない約束事です。

したがっていい加減な記入はみんなに迷惑をかけます。

書くべきところに記入しなかったり、わかりにくい文字や間違い記入は困ります。

トラブルがあったりしたときにそういった書類があるとますます問題がこじれてしまいます。

もう一つ書類の意義として後任者に仕事を伝えるためという目的もあります。

異動があろうとも仕事がとどこおらないためです。

「たつ鳥あとをにごさず」のことわざのょうに自分の留守中や異動で部署がかわっても後の人に迷惑をおよぼさないように、また関連の仕事をする人たちがまごつかないようにしておくことです。

書類は自分のためのものではなく、会社全体のためのものです。

もう一度、毎日の記入時には、こうした意義に留意してください。