書き方・話し方は簡潔に

photo by JD Hancock

伊藤忠商事会長の瀬島龍三氏は、「どんな重要な案件でも便菱三枚にまとめろ」と部下にやかましくいっていたそうです。

瀬島氏は戦時中、大本営参謀本部員として用兵作戦を担当していた時代から「簡潔に要点を報告し、相手を納得させられない男に大作戦は任せられない」という確固たる人物観を持っていたそうで、その鉄則をビジネスにもあてはめたものでしょう。

この鉄則はもちろん、われわれの仕事にもあてはまります。

上司や同僚との仕事上の打合せ、文書による業務報告、お客様との商談、取引先との細かな連絡や折衝。

簡にして要を得た表現がたえず要求されます。

聞く方、読む方の立場に立った話し方や書き方はビジネスの能率をアップさせることにもつながります。

よく結婚式のスピーチなどで長々と話をして、ひんしゅくを買っているような人もいます。

話を簡潔にまとめるという準備をせずにマイクに向かったので、どこで話をくぎったらいいか、まとまりがつかなくなった場合が多いようです。

瀬島氏に言わせればこういう人に大きな仕事は任せられないということになります。

もちろん、たった三分の話に何時間も準備したり、三枚の便菱にまとめるのに七枚の便萎をムダにするということもあるでしょうが、そういう訓練を経ないといつまでたっても冗長な話し方、書き方から脱皮できません。

私の話も少しくどくなってきたようです。

このあたりがちょうど切り上げどきでしょう。